A-GİRİŞ:
Bolu Ovası Sulama Birliği Başkanlığının 2014 yılına ait iş ve işlemleri 07/10/2015 tarih 214 sayılı Bolu Valiliği onayı ile oluşturulan Denetleme Komisyonu tarafından, 6172 sayılı Sulama Birlikleri Kanununun 18.Maddesine göre idari ve mali yönden denetlenmiştir. Belirlenen hata ve noksanlıklar ile tenkit ve tavsiyeye değer hususlar, aşağıda maddeler halinde açıklanmıştır.
Bolu Ovası Sulama Birliğinin proje tipi pompaj ve klasik sulama yöntemi şeklindedir. Birlik tarafından kullanılan sulama tesisleri için yapılan giderlerin yıllar itibariyle arttığı görülmektedir. Kanalların çok eski olması, bakım ve onarım için gerekli olan kaynağın ayrılamaması ve yeterince bakım ve onarım yapılmaması nedeniyle sulanmayan alanların arttığı anlaşılmıştır. Bütün bunlar için yeterli kaynağın sağlanması hususunda azami gayretin gösterildiği görülmüştür.
Sulama projesinin DSİ tarafından klasik açık sistemden kapalı sulama projesi tipine çevirmek amaçlı yenilenmesi için çalışmaların devam ettiği tespit edilmiştir.
B-ÖNCEKİ TEFTİŞ
Denetimimiz sırasında, Bolu Ovası Sulama Birliğinin 2013 Yılına ilişkin hesap ve işlemlerinin denetimi sonucunda düzenlenen 26.12.2014 tarihli denetim raporunda yer alan hususlar da dikkate alınmış, lüzumu görülmesi halinde bu hususlara maddeler halinde değinilmiştir.
2013 Yılı denetimi sonucunda tespit edilmiş bulunan hata ve eksiklikler konusunda Sayıştay Dairesinin kararlarına göre hareket edildiği görülmüştür.
C-DENETLEMESİ YAPILAN TÜZEL KİŞİLİĞİN TEŞKİLAT YAPISI:
Bolu Ovası Sulama Birliği 6172 Sayılı Sulama Birlikleri Kanununa göre, görev alanı içerisindeki Devlet Su İşleri Genel Müdürlüğü tarafından inşa edilmiş ve mülkiyeti bu idareye ait bulunan sulama tesislerinin inşa amaçlarına uygun bir şekilde sevk ve idaresi ve idamesini sağlamak ve geliştirmek amacıyla, onaylanmış ana statüyle kurulmuş, meclis, yönetim kurulu, denetim kurulu ve başkanlık organlarını haiz, 487 Sayılı İş Kanunu hükümlerine göre istihdam ettiği işçiler vasıtasıyla görevini ifa eden kamu tüzel kişiliğini haiz bir kuruluştur.
Bolu Ovası Sulama Birliğinin; Birlik Başkanlığı görevinin Yenigeçitveren Köyü Muhtarı Sabahattin ALTUNEL, Birlik Müdürü görevini birlikte işçi statüsünde çalışan Ekrem YILMAZ tarafından yürütülmekte olduğu incelenmiştir.
Mali Yönetimi bakımından 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’na tabi olmakla birlikte müstakil bir bütçe ve muhasebe yönetmeliği, müstakil bir harcama belgeleri yönetmeliği yoktur.Bütçe ve muhasebe işlemlerinin Devlet Su İşleri Genel Müdürlüğünün direktifleri doğrultusunda ve özel firmadan satın alınan bütçe ve muhasebe programına göre bilgisayar ortamında yürütüldüğü anlaşılmıştır.
Birlik harcamaları bakımından Bolu Ovası Sulama Birliği Alım- Satım Yönetmeliğine göre yürütülmektedir.
1- Bolu İli, Merkez İlçesinde bulunan; DSİ 5. Bölge 53. Şube Müdürlüğünce inşa edilerek işletmeye alınan Bolu Ovası Sulama Projesinin işletme ve bakım sorumluluğunu DSİ olarak Bolu Ovası Sulama Birliğine devretmek amacıyla, 6172 Sayılı Kanun hükmü doğrultusunda hazırlanan Birlik Çerçeve Ana Statü (ÇAS), 17.05.2012 tarihinde Bakanlık tarafından onaylanarak kesinlik kazanmıştır. Birliğin merkezi Bolu İli, Merkez İlçesidir.
2- Bolu Ovası Sulama Birliği ile ilgili denetleme çalışmaları, 2014 idari yılını kapsamakta olup, bu denetleme 05 - 08 Kasım 2015 tarihleri arasında yapılmıştır.
3- Çerçeve Ana Statüsünün 14. Maddesinde belirtildiği gibi, Birliğe üye mahalli birimler ve birlik meclisini teşkil eden üye sayıları şunlardır. Bahçeköy Köyü 1, Büyükberk Köyü 2, Çampınar Köyü 1, Çamyayla Köyü 2, Çayır Köyü 2, Demirciler köyü 2, Doğancı Köyü 1, Hıdırşeyhler Köyü 2, Ilıcakınık Köyü 1, Oğuldoruk köyü 1, Okçular Köyü 2, Örencik Köyü 1, Sultan köyü 1, Sultanbey Köyü 2, Susuzkınık Köyü 1, Taşoluk köyü 2, Vakıfgeçitveren Köyü 2, Yakabayat Köyü 1, Yazıören Köyü 2, Yeniakçakavak köyü 2, Yenigeçitveren köyü 2 ve Yeniköy 1 üye olmak üzere birlik meclisi toplam 34 adet seçilmiş üyeden oluşmuştur.
4- Birlik Başkanlığı, Bolu İli, Merkez İlçe sınırları dahilinde bulunan, DSİ 5 Bölge 53. Şube Müdürlüğüne ait hizmet binasında, DSİ ile Birlik arasında yapılan 21.08.2003 tarihli geçici kullanım protokolü ile hizmet vermektedir. Ayrıca şehir merkezinde İzzet Baysal Cad. Güneykaya Pasajı Kat:2 No:36 Bolu adresinde bulunan bürosunda hizmet vermektedir.
5- Yapılan incelemelerde, Sulama Birliğinin su kaynağı Bolu İli Gölköy Barajıdır. Bu barajın % 30'u Bolu iline içme ve kullanma suyu, %70’i ise sulama suyu temin amaçlı hizmet verdiği anlaşılmıştır.
6-Bölgede hububat sulanmadığından ve sulanan net alanın % 75’i patates, % 25 i ise diğer bitkileri kapsamaktadır. Bitki ekimlerinde münavebe uygulandığından dolayı 2014 yılında proje alanında fiilen sulama oranı % 17,44 olarak gerçekleşmiştir.
D-BİRLİK MECLİSİ İLE İLGİLİ İS VE İŞLEMLER
1 - Bolu Ovası Sulama Birliği 2014 yılında ilk olağan meclis toplantısını 2014 yılındaki meclis organizasyonu kapsamında 10.04.2014 tarihinde gerçekleştirerek, bu toplantıda 5 adet karar alındığı belirlenmiştir. Bu meclis toplantısıyla ilgili duyuru, ilan, hazirun cetveli ve gündem gibi toplantı prosedürleri yerine getirilmiş, alman 5 adet karar meclis karar defterine işlendiği görülmüştür.
2- 22.09.2014 tarihinde olağanüstü meclis toplantısı yapılarak 1 adet karar alındığı görülmüştür. 26.11.2014 tarihinde 6172 sayılı kanun gereği kasım ayı meclis toplantısı yapılarak 4 adet karar alındığı belirlenmiştir.
3-2013 yılının son toplantısı, 28.11.2013 tarihinde gerçekleştirilmiş 4 adet karar alınmıştır. 2014 yılı için 847.500 TL lik bütçe öngörülmüş, % 24,07’lik personel giderlerine ayrılan pay ile % 34,57’lik bakım onanma ayrılan pay, ÇAŞ’ün 49. Maddesine göre bütçe dahilinde DSİ’ce yeterli görülmüştür.
ÇAS nün 23/f maddesine göre birlik başkanı ile yönetim kurulunun meclis tarafından yetkilendirilmesi, Birlik Başkanına net aylık olarak asgari ücret tespit komisyonu tarafından belirlenen brüt asgari ücretin neti olarak iki katı ödenmesine, Yönetim Kurulu üyelerine toplantı başına net 50,00 TL ödenmesine, Denetim Kurulu üyelerine görev yaptıkları günlerde her gün başına net 50,00 TL ödenmesine 21.09.2012 tarih ve 2012/11 sayılı Meclis kararı mevzuata uygun bulunmuştur.
4- Çerçeve Ana Statünün 43 Maddesinde belirtildiği gibi. Birlik teşkilatı Birlik Müdürü, İşletme ve Bakım Birimi ve Mali İşler Biriminden oluşmaktadır. Ekrem Yılmaz’ın Birlik Müdürü olarak görev yaptığı aynı zamanda idari, mali ve diğer tüm işlerin Birlik Müdürü tarafından yapıldığı tespit edilmiştir.
5- ÇAS nün 55.maddesinde belirtilen; birliğin tutacağı defter ve kayıtlarda incelenmeye alman meclis karar, yönetim kurulu karar ve evrak kayıt defterlerinde tespit edilen diğer değerlendirmeler ise;
5.1- Meclis karar defterinin 6172 sayılı kanuna göre yeni defter düzenlenmiş olup 1. İnci sayfadan itibaren her sayfa sıra numaralı ve mühürlü şekilde yazılmış, bilgisayar çıktıları yapıştırılarak uygun şekilde mühürlendiği görülmüştür. Ayrıca alınan meclis kararların asılları ayrı bir dosyada dosyalandığı tespit edilmiştir.
5.2-Yönetim karar defterini her sayfasının sıra numaralı ve mühürlü olduğu, 2014 yılı sonunda imzalı paraflı ve onaylı bir şekilde 25 adet yönetim kararının alındığı tespit edilmiştir. Alınan Yönetim kararlarının asıllarının ayrıca dosyalandığı görülmüştür.
5.3- 2014 yılı denetlemesi için istenen denetlemeye esas defter, dosya, belge, klasör vs. gibi dokümantasyonlar içerisinden sadece meclis, yönetim ve evrak kayıt defterinin incelemeye alındığı, ÇAS nün 55.maddesinde belirtilen diğer defter ve kayıtlarının da mevcut olduğu ve usulüne uygun kullanıldığı tespit edilmiştir.
6- ÇAS nün 13. Maddesinde belirtildiği gibi birlik organları kapsamında denetim kurulu oluşturulduğu görülmüş ve denetim kurulu faaliyetlerine devam ettiği anlaşılmış, 22.09.2014 tarihinde yapılan olağanüstü genel kurul toplantısı sonunda yeniden oluşturulduğu ve organların teşekkül ettiği görülmüştür.
7- ÇAS nün 14-15. Maddelerine göre tespit edilen birlik üye sayıları ve seçilme koşullarının yeterli olduğu tespit edilmiştir.
8- ÇAS 27. Maddesine göre 2014 yılı içerisinde alınan meclis kararlarına itirazın olmadığı tespit edilmiş ve hepsinin yürürlüğe konulduğu görülmüştür.
9- ÇAS 28. Maddesi gereği birlik meclisi dahilinde ihtiyaç halinde kurulabilen ihtisas komisyonunun ihtiyaç olmadığından kurulmadığı görülmüştür.
10- ÇAS 34. Maddesi gereğince gizli oy açık tasnif usulü sonucunda 3 asil 3 yedek denetim kurulu üyesi seçilerek kendi aralarında görev dağılımı yaptıkları belirlenmiştir.
11- ÇAS 60.maddesine göre birlik faaliyetleri ile ilgili personel, bütçe ve muhasebe yönetmeliği, alım-satım yönetmeliği ve 11.04.2014 tarihi ile 26.11.2014 tarihleri arasında alman meclis kararları ile karara bağlanarak uygulamaya konulduğu görülmüştür.
E-İNSAN KAYNAKLARI İLE İLGİLİ İS VE İŞLEMLER :
1- 4857 sayılı İş Yasasının 75. maddesine göre; “İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.” hükmüne uygun olarak, sulama birliğinde çalışan her işçi için ilgili fiili olarak 11 kişinin çalıştığı, bu kişilere ait özlük dosyalarının bir klasörde muhafaza edildiği görülmüştür. Bu klasörün kilit altında bulunduğu, erişiminin birlik müdürü tarafından sağlandığı anlaşılmıştır.
2- ÇAS’nün 27. maddesinde belirtilen görevlerin genel olarak yerine getirildiği, çalışanların maaş ödemelerinin ve ikramiyelerin meclis kararıyla yapıldığı görüşmüştür.
F-EVRAK VE YAZI İSLERİ :
1- Gelen ve giden evrak defterinin düzenli olarak ve sayı verilerek deftere işlenip, evrak dosyasında dosyalandığı görülmüştür. 2014 yılında giden evrak sayısı 180, gelen evrak sayısı 266 olduğu görüşmüştür.
2- Dosyalama sisteminin planlı yapıldığı görülmüştür.
G. BÜTÇE VE KESİN HESAPLAR
BÜTÇE VE KESİN HESAPLAR
2013 Yılı Bütçe ve Kesin Hesaplarına ilişkin Bilgiler
2013 Yılı Bütçesinde Öngörülen 2014 Kesin hesabında Gerçekleşen
Gelirler Giderler Gelirler Giderler
814.000 814.000 539.480,30 638.184,29
2014 Yılı Bütçesinde Öngörülen 2014 Kesin Hesabında Gerçekleşen
Gelirler Giderler Gelirler Giderler
847.000 847.000 653.918,27 542.144,37
Giderlerin Dağılımı
Personel Giderleri 285.600,53
Mal ve Hizmet Alımları 156.528,70
Sermaye Giderleri 100.015,14
Toplam 542.144,37
Gelirlerin Dağılımı
Mal ve Hizmet Satış Geliri 429.377,51
Kira gelirleri 2.760.
Faiz Gelirleri 10.360,47
Para Cezaları ve Cezalar 128.525,58
Diğer Gelirler 82.894,71
Toplam 653.918,27
2015 Yılı Bütçesinde Öngörülen
Gelirler Giderler
890.000 890.000
Bolu Ovası Sulama Birliğinin 2014 yılındaki gelirleri; Gölköy’den sağlanan gelirleri, birlik üyelerinden sağlanan gelirler, faiz gelirleri, zamanında ödenmeyen gelirlere ilişkin ceza gelirlerinden oluşmaktadır. Tahsilatın, esas itibarıyla Birlikçe bastırılan tahsilat makbuzları ile yapıldığı ve teslimat müzekkereleri ile bankaya yatırıldığı görülmüştür. Banka kredi kartları vasıtasıyla da tahsilat yapılmıştır.
2014 Yılı tahsilat hesabı, tahsilat makbuzları ve kredi kartı fişlerinde yazılı tutarların tahsilat bordolarında kayıtlı tutarlarla karşılaştırılarak toplamlarının alınması, bu toplamların bankaya yatırılan tutarları gösteren teslimat müzekkereleri ile ve bunların da banka defteri kayıtlarıyla karşılaştırılması suretiyle denetlenmiştir. Bu denetim sonucunda Birliğin 2014 Yılı tahsilatının 654.110,43 TL olduğu görülmüştür.
Tahsilat denetimi sırasında aşağıda yer alan makbuz tutarlarının banka hesabına yatırılmamış olduğu tespt edilmiştir:
Makbuzun Tarihi ve No’su Tutarı (TL)
31.12.2014/038495 322,56
31.12.2014/038504 918,82
Toplam 1.241,38
Sehven eksik yatırıldığı anlaşılan toplam 1.241,38 TL lik tutarın 24.11.2015 tarih ve 040198 no Tu makbuz mukabili birlik banka hesabına yatırılması sağlanmıştır.
Tahsilat denetimi sırasında aşağıda yer alan makbuzlara rastlanmamıştır. Yapılan sorgulama üzerine söz konusu makbuzların iptal edildiğinin bilgisayar kayıtlarında görüldüğü bildirilmiştir.
Makbuzun No’su
038491
038493
038494
038505
Tahsilat denetimeri neticesinde tespit edilen hususlar da göz önünde bulundurularak görevlilerin daha dikkatli olmaları için uyarılmaları gerekmektedir.
Birliğin sarfiyatıyla ilgili olarak ödeme emri belgeleri üzerinde yapılan incelemeler neticesinde aşağıdaki eksiklikler ve hatalar tespit edilmiştir:
. Ödeme emri belgelerinin sağ üst köşesinde bulunan bölüme ödeme yapılan kişilerle ilgili bilgilerin yazılması gerektiği halde. Birlikle ilgili bilgiler( birliğin adı. banka hesap numarası vs.) yazılmaktadır.
.15.08.2014 tarih ve 280 yevmiye numaralı ve 302, 40 TL tutarlı stj. Öğrenci Aysun AYDOGAN’a yapılan ödemeyle ilgili ödeme emri ekinde ödemeyle ilgili maaş bordrosunun bulunmadığı görülmüştür.
.02.10.2014 tarih ve 327 yevmiye nolu 11 personele toplam 5.500 TL ikramiye ödemesiyle ilgili ödeme emri belgesi ekinde ödemeyle ilgili bordronun bulunmadığı görülmüştür.
.Birliğin tabi olduğu alım satım ve ihale yönetmeliğin 16 ıncı maddesine göre fatura karşılığı alımlarda faturanın arkasında ihale yetkilisinin, harcama yetkilisinin ve saymanın imzalarının bulunması gerektiği halde sadece Birlik başkanının imzasının bulunduğu görülmüştür.
.Ödeme emri belgelerine bankaya ödeme talimatını içeren ödeme emirlerinin eklenmediği görülmüştür.
.Birer kayıt belgesi olan ödeme emri belgelerine, ödemenin hukuka uygunluğunu gösteren bütün kanıtlayıcı belgelerin eklenmesi gerekmektedir.
.13.03.2014 tarih ve 89 yeviye nolu ödeme muhasebe işlem fişiyle 149.991,97 TL nin Birliğin vadesiz hesbından fon hesabına ve 29.12.2014 tarih ve 448 yevmiye nolu muhasebe işlem fişiyle Birliğin fon hesabından vadesiz hesabına 159.317,09 TL para aktarılmasıyla ilgili Birlik başkanının emir ve onayını gösteren yazının eklenmediği görülmüştür.
Burada tespit edilen eksiklikler ve hatalarla ilgili gerekli görüşmeler yapılmış, eksiklerin giderilmesi sağlanmıştır.
Birliğin kullanımında bulunan 43.058,01 TL değerindeki Isuzu marka bir adet kamyonetin hatalı olarak 253- Makine Tesis ve Cihazlar hesabına kaydedilerek takip edildiği görülmüştür. Söz konusu kayıt hatası düzelttirilerek taşıtın söz konusu hesaptan çıkarılarak 254- Taşıtlar hesabına kaydedilmesi sağlanmıştır.
Bolu Ovası Sulama Birliğinin 2014 Yılı hesapları üzerinde yapılan incelemeler sonucunda tespiti ve tenkiti gerektiren hususlar yukarıda başlıklar halinde belirtilmiş olup iş bu rapor (2 adet) iki nüsha olarak tanzim edilmiştir.